O cliente do e-mail do Outlook armazena itens de caixa de correio no computador do usuário em arquivos de formato de dados especiais — PST e OST. Cada novo item de e-mail salvo no arquivo de dados do Outlook aumenta seu tamanho. Em alguns casos, ao enviar/receber e-mails no Outlook, você pode obter um erro:
O arquivo de dados do Outlook C:\Users\xxx\appdata\local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst atingiu o tamanho máximo. Para reduzir a quantidade de dados no arquivo, exclua permanentemente alguns itens que você não precisa mais.
Nem todos os usuários sabem que o tamanho máximo de um arquivo PST ou OST no Outlook é limitado. Diferentes versões do Outlook têm limites diferentes no tamanho máximo do arquivo:
- Outlook 2003 e Outlook 2007 — 20 GB é o tamanho máximo de arquivo OST/PST no Unicode;
- Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 – limite de tamanho de arquivo de 50 GB no arquivo PST no Unicode.
Este tamanho máximo de arquivo PST é considerado ideal por uma Microsoft. Embora tecnicamente você possa aumentar esses limites até 4096 TB. No entanto, antes de aumentar o tamanho máximo do arquivo, você precisa considerar os fatores importantes:
- Com um grande tamanho de arquivo PST/OST (mais de 10 GB e 100.000 objetos), o desempenho do Outlook diminui significativamente, o programa se abre lentamente, o usuário enfrenta o atraso na abertura do item da caixa de correio (especialmente sentida em HDDs; no SSD, o desempenho não cai tanto);
- Quanto maior o tamanho do arquivo de dados, maior a probabilidade de seu dano devido a um erro no disco ou sistema de arquivos (você corre o risco de perder todo o arquivo de dados).
Portanto, recomenda-se dividir um grande arquivo PST/OST em vários arquivos PST.
Para arquivos PST/OST no formato ANSI, há outro limite rígido — o tamanho do arquivo não é superior a 2 GB. Os arquivos ANSI PST são bastante raros: eles eram usados principalmente em versões mais antigas do Outlook. A probabilidade de enfrentar o arquivo de e-mail no formato ANSI é agora bastante baixa. Você pode descobrir o formato do arquivo PST no Outlook pressionando File > Configurações de conta > Arquivos de dados > Outlook Data file > Configurações. Verifique o valor do modo caixa de correio. No nosso caso, ele é indicado aqui «O Outlook está sendo executado no modoUnicode contra o Microsoft Exchange».
As restrições sobre o tamanho do arquivo de dados PST podem ser configuradas através do registro. Dependendo da versão do Outlook, diferentes chavesde registro sãousadas:
Outlook 2016:
- HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
- HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
Outlook 2013:
- HKCU\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
- HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
Outlook 2010:
- HKCU\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
- HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
Outlook 2007:
- HKCU\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
- HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST
Outlook 2003:
- HKCU\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST
- HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST
Em cada uma dessas agências, você pode usar os seguintes parâmetros de registro:
- MaxLargeFileSize — tamanho máximo do arquivo PST e OST no formato Unicode. Quando esse valor é atingido, o Outlook proíbe um aumento do tamanho do arquivo;
- WarnLargeFileSize — tamanho do arquivo PST/OST quando atingido é proibido adicionar novos itens ao arquivo, mas o tamanho do arquivo no disco pode aumentar devido aos vários processos internos;
- MaxFileSize — tamanho máximo de arquivos PST no formato de arquivo ANSI;
- WarnFileSize — quantidade máxima de dados no arquivo PST no formato ANSI.
Quando os valores máximos do arquivo de dados são atingidos, o Outlook pára de enviar e receber e-mails, levando o usuário a limpar o local usando o assistente de limpeza da caixa de correio incorporado. Você pode encontrar e excluir itens antigos ou arquivá-los movendo algum e-mail para um arquivo PST separado.
Para aumentar o limite para o tamanho máximo do arquivo PST, por exemplo, até 100 GB, abra o regedit.exe, vá até a tecla correspondente à sua versão do Outlook e crie dois parâmetros REG_DWORD:
- MaxLargeFileSize —1000000 (decimal) ou 186a0 (hexadecimal);
- WarnLargeFileSize —950000 (dez) ou e7ef0 (hex).
Reinicie o Outlook. Agora, o tamanho máximo de um arquivo PST é limitado a 95 GB, mas seu tamanho no disco pode crescer até 100 GB devido a processos internos.
No ambiente de domínio Active Directory, você pode gerenciar restrições sobre o tamanho de arquivos OST e PST usando GPOs. Para fazer isso, você precisa baixar e instalar os arquivos ADMX/ADML de modelos administrativos para a sua versão do Office. Em seguida, você pode controlar o tamanho máximo do arquivo PST usando as seguintes políticas na seção
Configuração do usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Configurações diversas > PST:
- PST grande: tamanho máximo absoluto;
- PST grande: Tamanho para desativar a adição de novos conteúdos;
- Legado PST: Tamanho máximo absoluto;
- Legacy PST: Tamanho para desativar a adição de novos conteúdos.
Basta habilitar a política e especificar o tamanho máximo do arquivo PST. As configurações de políticas sobre os clientes são armazenadas na chave de registro HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\XX.0\Outlook\PST.
Fonte: Como configurar o limite de tamanho para arquivos (.pst) e (.ost) no Outlook (microsoft.com)
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